如何提高财务人员工作效率
日期：2013-03-25
没完没了的加班是财务人员习以为常的事情，其实就是一个恶梦。提高效率是财务人员面临的迫切问题，暂就此问题发表个人看法，抛砖引玉，期望各位积极回馈探讨。操作方法来自日常总结，本人和同事实践，也有视野论坛各位同行的新知。行文为日常白话，避免专业术语，力求生动。
一、优化流程
1.先记帐、后付款（先单后款）
所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果，即在款项支付之前必须先填制好记账凭证；而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有：
a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况；且下游等待上游，督促上游环节加快步伐，使上游无法在将来处理业务，只能现在完成，这是对人性弱点的直接消除。
b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款，超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现，尽早处理，避免资金损失或搭上超多追讨时间。
c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对，将错误消除在初始阶段。
d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此，对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。
e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据，互相理解。
f)坚持应用。即使在月末结帐时，仍须先单后款，保证日清。
多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右，先单后款可以极大提高工作效率。
1.先记帐、后付款（先单后款）
所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果，即在款项支付之前必须先填制好记账凭证；而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有：
a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况；且下游等待上游，督促上游环节加快步伐，使上游无法在将来处理业务，只能现在完成，这是对人性弱点的直接消除。
b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应账款，超付时多数财务软件均有红字提示。尽早发现，尽早处理，避免资金损失或搭上超多追讨时间。
c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对，将错误消除在初始阶段。
d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此，对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。
e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据，互相理解。
f)坚持应用。即使在月末结帐时，仍须先单后款，保证日清。
多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右，先单后款可以极大提高工作效率。
2.分散工作
将月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突击、集中，最终会减少甚至不在月末加班。
a)趁热打铁。在本月报表出具后，立即填制下月报表的上期及期初数。
b)提前填制摊销、预提凭证。
3.分割和整合
将原来的整体工作分成小块，原来小块的工作整合在一起完成。
a)小变大。综合考虑，设置固定的办理期间，减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少，就应每周集中一天报销，减少日常现金存量，避免安全问题。如果业务较多就应每日定时报销。
b)大变小。把原来一月处理一次事宜，改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证，如果每周处理，月末只剩一周业务，业务量自然就小，即使出错，也容易查找原因。这样的改变，总体业务量可能增加，但可取之于减少月末工作量。
4.倒推、挤压
以出报表的时间，减去经压缩的财务处理时间（通过提高效率），倒规并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。
应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点，否则一半以上的非财务人员会认为：财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。
5.合理规划
合理规划财务部整体与个人工作，区分出不同的紧急、重要级别，自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下：
时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：
1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
处理顺序为：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。
“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。
上述是传统的四象限法解法，下述是经修正及个人理解：
1)四个象限是会转换的，“不紧急不重要”会变成“紧急而重要”，也就是千里长堤，溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证一样。及时、妥善处理小事情，会避免因小失大。
2)对于领导人员，应将所有工作按上述标准划分为四象限，通过“授权”和“提前规划”这两个工具，将第一、第二、第三象限事项下分，自己只处理不紧急不重要的业务。
二、工作量整合
1.消除浪费。
浪费包括方方面面，成本费用增加是浪费，效率低下也是流费，只不过浪费的是时间。
1)准确率与复核之间的辩证关系。
复核不产生任何价值，如果前一环节就保证准确，根本不需复核。
2)全局观。
自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误，甚至根本没有反悔的机会。
自己的少量付出可以节约下游大块的时间，那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约，那么想考虑增加本岗业务，撤销或合并下一岗位。
2.消除无关劳动。
多数财务人员总做非财务业务，如果只是低级重复性工作，那么拒绝好了。理由很简单，财务是专业工作，应想办法研究如何更专业，从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里，影响财务进步，落后于经营发展。这是中国目前企业的通病，老板以实际行动来鄙视财务。
3.主管以上岗位应消除低价值工作，培养下属完成。
如果一个人从事出纳业务10年，财务经理应该心理不安，因为这会导致其学不会其他技能，几乎断绝其职业后路。也说明，培养下属不到位。其实培养是针对下级，对同级甚至上级就叫传播，取星星之火可以燎原之意，不保守。这样，就可以把自己熟练掌握（可以相对称为低价值）的工作交予他人，保持自己领先。如果所有人都这样想，人人都是多能的，业务水平会整体提高。
4.简化工作。
定期梳理工作，去掉不必要的环节。
1.消除浪费。
浪费包括方方面面，成本费用增加是浪费，效率低下也是流费，只不过浪费的是时间。
1)准确率与复核之间的辩证关系。
复核不产生任何价值，如果前一环节就保证准确，根本不需复核。
2)全局观。
自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误，甚至根本没有反悔的机会。
自己的少量付出可以节约下游大块的时间，那么就该多做一些。如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约，那么想考虑增加本岗业务，撤销或合并下一岗位。
2.消除无关劳动。
多数财务人员总做非财务业务，如果只是低级重复性工作，那么拒绝好了。理由很简单，财务是专业工作，应想办法研究如何更专业，从财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里，影响财务进步，落后于经营发展。这是中国目前企业的通病，老板以实际行动来鄙视财务。
3.主管以上岗位应消除低价值工作，培养下属完成。
如果一个人从事出纳业务10年，财务经理应该心理不安，因为这会导致其学不会其他技能，几乎断绝其职业后路。也说明，培养下属不到位。其实培养是针对下级，对同级甚至上级就叫传播，取星星之火可以燎原之意，不保守。这样，就可以把自己熟练掌握（可以相对称为低价值）的工作交予他人，保持自己领先。如果所有人都这样想，人人都是多能的，业务水平会整体提高。
4.简化工作。
定期梳理工作，去掉不必要的环节。
三、精益求精
1.合理化建议。
不论大小，只要有改，就是进步。不积小流，无以成江河。采纳应奖，鼓励创新。
2.自我完善，多学习、多请教。
从事财务这一行，注定学习伴终身。要多学多用，读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮，如何保证财务与经营业务配套，甚至枕戈以待，是每个财务人员必须要未雨绸缪的。
3.利用外力。
不在于我们自我掌握多少，而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出，请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现，如果没有他人愿意帮忙，那么我们会很辛苦。
1.合理化建议。
不论大小，只要有改，就是进步。不积小流，无以成江河。采纳应奖，鼓励创新。
2.自我完善，多学习、多请教。
从事财务这一行，注定学习伴终身。要多学多用，读书、请教、探讨都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮，如何保证财务与经营业务配套，甚至枕戈以待，是每个财务人员必须要未雨绸缪的。
3.利用外力。
不在于我们自我掌握多少，而是在于我们能利用他人实现多少。自己难以完成或难以独立完成的业务列出，请他人协助或请专家。建立良好的人际关系在此就有体现，如果没有他人愿意帮忙，那么我们会很辛苦。
四、职业素养
1.格式
保证文档的格式美观、重点突出，一是自我素养的体现，也是提高他人查阅效率的利器。
2.勾稽关系（内外、公式、全局）
勾稽关系体现数据的准确性，表现在：
1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。
2)报表公式准确，尤其使用Excel时，很多错误都是因为未检查公式导致。
3)全局考虑是一种数字的敏感性，比如生产单耗，年总产量、年销售总额等指标，本身就是一种客观限制。如果数据超过这种客观局限，财务人员公信力会大大降低。
五、集体与个体
1.人性的弱点
多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公，这是可以的。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少，因为社会就是阶级构成的，在一个家庭就争纷不止，何况庞大的国家。
对于财务人员，往往干得最多、工资居中，又掌握一手工资数据，更容易心中不平。而财务部内控升迁调资，更是带来大家的不满。
对于心中的不平，变或实际的不平，冷静应对，是每个财务人员必须的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变，就像这句台词：
你见或者不见我，我就在那里，不悲不喜；
你念或者不念我，情就在那里，不来不去；
你爱或者不爱我，爱就在那里，不增不减；
你跟或者不跟我，我的手就在你手里，不舍不弃；
其实，每个人都有自己的优势，体现在方方面面。比如，口才好，计算机水平高、自己的亲戚是大官，很有钱。这都是资源，如何利用，是否能够利用，才是我们应该考虑的。发挥自己的特长，就会体现“尺有所长、寸有所短”的优势，何必自我卑贱。
每个财务人员如果都能平静分析自己的短长，摩擦就会减少，关系就会融洽，把有限的时间不用在窝里斗，效率就会提高。
2.集体的力量
俗话说：男女搭配，干活不累。一男一女就是最基本的集体，体现的就是恰当的组合。如何把优势不同的人员组合分配，是集体产生1+1>2力量的前提。
3.个人组成向上的集体
实现集体的积极向上，基础在于个人积极向上。如果个人抵制不断，只好将他赶下车。如果集体谋求大发展，末位淘汰也需要。
4.明确的奖罚措施
现代财务不需要大锅饭，所有人应该明白，成绩代表过去，老板只关注现在和未来。今天出错不能用昨日的成绩来抵顶。
5.发挥个人的积极能动性
这个一是体现在良好的流程，能促进个人必须积极主动，无法消极。二是个人必须有上进心，期望更好的未来，不要得过且过。
